Hepimiz “Bahar Temizliği” terimini duymuşuzdur. Evinizdeki veya ofisinizdeki alanları fiziksel olarak temizleme görselini çağrıştırır. İşletmeler için bahar temizliği, kuruluşunuzun daha üretken olmasına yardımcı olmak için gerçekten sıfırlama ve yeniden düzenleme zamanıdır. Hiçbir işletme, süreçleri, sistemleri yeniden gözden geçirmek ve fiziksel organizasyonun bütünlüğünü korumak için belirli bir sezonu beklememelidir, ancak bir yerden başlamak istiyorsanız, Bahar aksiyon almak için iyi bir zamandır.
Aksiyon almak için, zihninizin de bir “bahar temizliği” yaşaması gerekir. Bir çeşit görsel format kullanarak başlamak için aşağıdaki ipuçlarını göz önünde bulundurun. Daha büyük bir görsel oluşturmak istiyorsanız, büyük bir beyaz tahta ve post it notlarını kullanabilirsiniz. Şirketinizin atmayı isteyebileceği aksiyon adımları için görsel ipuçları vermek ve fikirleri ve bilgileri gruplara ayırmak için renkli kalemler veya fosforlu kalemler kullanabilirsiniz.
Öncelikle, mevcut aktivitelerinizin, planladığınız gelecekteki aktivitelerinizin ve gelecekte yapmak istediğiniz aktivitelerin zihinsel bir envanterini oluşturun. Renk ipuçlarını kullanarak, bu etkinliklerden hangilerinin hayati ve sizin ve ekibiniz için gerçekten önemli olduğunu belirleyin. Envanterinizde gelecekteki iyileştirme için belirli bir amacı olmayan veya işletmenin geri kalanına sürekli değer sunan bir şey varsa, faaliyetleri durdurmayı veya sıralamayı düşünebilirsiniz.
Bu faaliyet envanteri, acil veya yakın aksiyon gerektiren bazı “Büyük Öncelikleri” belirleyecektir. Bu önceliklerin birden çok adımı da olabilir. Yeni kaynaklar veya personel istihdam etmenizi gerektirebilir. Bu ‘Büyük Öncelikleri’ başarması ve organize etmesi daha kolay yönetilebilir parçalara ayırmayı düşünebilirsiniz.
Son olarak, sizin ve ekibinizin işlerinin yolunda gitmesi için bu envanter, harita veya çizelgenin düzenli olarak yeniden ziyaret edilmesi gerekir. Bu, grup hedefi belirlemenin veya Kurumsal Temel Performans Ölçütlerini hizalamanın, sıfırlama önceliklerine odaklanmanıza ve organize olmanıza yardımcı olabileceği yerdir. Bahar temizliği işinizi daha da ileri götürebilir.
“Dağınıklığı temizlemek, önümüzdeki sıcak ve umarız üretken ayların tadını çıkarmaya hazırlanmamıza yardımcı olur” (Stillman, 2019)
Zihninizi düzene sokup işinizin yönünü yeniden düzenledikten sonra, işletmenizin baştan sona “bahar temizliği” için daha ileri adımlar atma zamanı. Temizlemeyi birkaç odak alanına ayırın.
- E-ticaret, Çevrimiçi, Dijital Ayak İzi
- Operasyonlar
- Fiziksel Mekân veya Bitki
- Müşteri Deneyimi ve Satış Noktası
İşinizi baştan sona temizlemek için odaklanmanız gereken sekiz temel alan vardır.
- Otomasyonu ve dijitalleştirmeyi düşünün– Bu, süreçleri hızlandırmanıza ve belirli adımları otomatik hale getirmenize yardımcı olacaktır; Sayısallaştırma, belgeleri veya kaynakları daha verimli bir şekilde depolamanıza yardımcı olabilir.
- Gereksiz listelerden çıkın– Sizin veya işletmenizin zaman içinde biriktirdiği tüm listeleri gözden geçirin.
- Tüm etkinlikleri ve soru süreçlerinidenetleyin– Müşteri deneyimini yavaşlatan veya hiçbir değer katmayan fazlalıkları ve gereksiz etkinlikleri kaldırın.
- İhmal edilen alanları gözden geçirin– Geçmişte sınırlı kaynaklara sahip olduğunuzda, kaynakları yeniden tahsis etmenin zamanı geldi mi ya da işletmeniz yakın gelecekte bundan yararlanmayacaksa alanı ortadan kaldırmayı düşünün.
- Müşteriye dönük belgeleri yenileyin ve birleştirin– Müşterilerinizin markanızı ve işletmenizi en iyi şekilde konumlandıran en güncel malzemeleri almasını sağlayın.
- Personel üyelerini ve iş atamalarını gözden geçirin– Bu, kuruluşunuzda doğru koltukta doğru kişiyi bulmanızı sağlayacaktır.
- Envanterinizi inceleyin, yeniden düzenleyin veya birleştirin– Eski veya güncel olmayan envanterin doğru şekilde işlendiğinden ve gelecekte ihtiyaç duyacağınız yeterince tahmin edilmiş envantere sahip olduğunuzdan emin olun.
- Boşlukları azaltın ve derinlemesine temizlikyapın– Bu, işiniz için temiz bir sayfa oluşturmanıza yardımcı olacaktır. Müşterilerinizin ne gördüklerini görmek için işletmenizin her alanına müşterilerinizin bakış açısından bakın.
Bahar temizliği aktiviteleri ayrıca canlandırıcı üniformaları, pazarlama materyallerini, sosyal medya hesaplarını ve işinizin biraz süslenmeye ihtiyaç duyabileceği herhangi bir alanını da içerebilir. Fiziksel alanı yeniden düzenlemeyi ve çalışma alanınıza müşterinin bakış açısından bakmayı düşünün. Müşteriniz görmemesi gereken ne görüyor? Zaman içinde birikmiş olabilecek yayınlanmış notları, plaketleri ve öğeleri inceleyin. Şimdi bunları gerektiği gibi yenileme veya kaldırma zamanı. Soluk ampulleri değiştirin. Pencerelerden eski bandı veya yapıştırıcıyı temizleyin. İşletmenizin dışını da temizlemeyi, çevre düzenlemesini, tabelaları ve hatta otopark hatlarını yeniden boyamayı unutmayın.
“Temiz bir ofis alanını korumak için iyi bir iş yapsanız bile, bazen etrafınızı temizlemek zihninizi temizlemenize yardımcı olabilir ki bu, küçük işletme sahibi için çok önemlidir. Sorunlarla karşılaştığınızda veya bunalmış hissettiğinizde, ofis alanınızı yeniden düzenlemek ve temizlemek daha sakin, net hissetmenize ve çözüm bulmanıza yardımcı olabilir” (Germanos, 2019) .
Germanos ayrıca yeniden boyamayı, bitki eklemeyi, hava filtrelerini temizlemeyi, duman / karbon monoksit dedektörlerindeki, yangın söndürücülerdeki pilleri kontrol etmeyi veya değiştirmeyi ve yayınlanan tüm lisansları ve izinleri güncellemeyi önerir. Bu adımlar ofisinizi veya alanınızı daha yaşanabilir hale getirmeye yardımcı olur. Personelinizin moralini ve müşteri deneyiminizi iyileştirmeye yardımcı olabilir.
Daha derin temizlik şunları içerebilir:
- Pazarlama stratejilerini yenilemek
- İş hedeflerini yeniden düzenlemek
- Misyon veya vizyon beyanlarını güncellemek
- Müşteri listelerini bölümlere ayırmak ve yeniden düzenlemek
- İşletmenin finansal durumunu incelemek
“Küçük işletmenizde iyi bir bahar temizliği yapmak, enerjiyi artırmak ve daha fazla başarı elde etmek için harika bir yoldur.” (SeeGirlWork, 2018) .
Kısaca özetlemek gerekirse bahar temizliğinizin derinliği, müşteri deneyimini iyileştirmeye ve karınızı artırmaya odaklanmalıdır.
İşletmeniz hakkında daha fazla bilgi edinmek, ekibinizi daha iyi yönetmek, işletme analizi yaptırmak ve özetle bir işletme koçu ile çalışmak isterseniz benimle iletişime geçebilirsiniz.