Zaman hepimizin limitli bir kaynağı… Nasıl kullandığınızın farkında mısınız? Zaman yönetimi aslında kendinizi yönetmek yani Kişisel Disiplin demek… Bu da önceliklerin doğru belirlenmesi ve uygulanması demek..
Sizi meşgul eden aktivitelerle, sizi hedefinize götürecek aktiviteler birbirinden o kadar farklı şeyler ki..Şirket sahiplerinin çoğu meşgul ancak meşgul olmak doğru işlerin yapıldığı anlamına geliyor mu?
Kendinizi yönetmek DİSİPLİN demek..
Bu da öncelikle zamanınızı nasıl harcadığınızı bilmenizle başlıyor. İki hafta günlük tutarak zamanınızı nasıl harcadığınızı kayıt altına almanızı öneriyorum. İş yaparken kesintiye uğradığınız zamanları da not edin. Zamanınızı ve sizi bölen işleri, konuları ve insanları tespit edeceksiniz. Öncelikle bunları ortadan kaldırmak için aksiyon alın!
- Organize olun
Öncelikle çalışma ortamınızı organize edin. Kesintilere uğramamak için ve masanızın düzenli olması, çalışma yeriniz / ortamınızı, ulaşabilirliğiniz konusunda nasıl organize olabilirsiniz?
- Yapılacaklar Listesi Oluşturun ve Kullanın
Günlük olarak yapılacaklar listesi oluşturun. Her akşam ertesi gün için..Bunları önceliklerine göre sınıflandırın.. Ayrıca bunlar içinde mutlaka ilk olarak yapıp bitirmeniz gereken bir işi de bulun! Bu sizin ogün ilk iş olarak yiyeceğiniz Kurbağa 🙂 Mutlaka yapılması gereken ve sizi hedefinize yaklaştıracak olan iş.
- Planlayın
Herhaftanın sonunda bir sonraki haftayı planlayın. Planlama için ayırdığınız her 1 dakika , işleri yaparken size 10 dakika kazandıracaktır. Zaman kazanmanın yoludur planlama..
- Yapılacak işlere baktığınızda zaman planınızda Bloklar oluşturun
Zamanınızı bloklara bölmek hem odaklanmanızı sağlayacak hem de kesintiye uğramanızı engelleyecektir.
- Büyük İşleri Parçalara Ayırın
Bazen büyük işler gözünüzde büyür..Bunları küçük parçalara, adımlara bölün. Böylece hem daha kolay yapabileceksiniz hem de ilerleme kaydettiğinizi izleyebileceksiniz..Bu küçük parçalara göre zaman planınıza yerleştirin.
- Delege edin ya da dış kaynak kullanın
Kendini tekrarlayan veya düşük değerde işleri ya delege edin yada dış kaynak bulun.Bazı işletme sahiplerinde delege edememe durumu vardır. Ancak zamanınızın %50 sinin güven eksikliği ve ya mükemmellik nedeniyle boşa gidebileceğini biliyor musunuz? Ekibinize bu ileri yapabilmesi için gerekli araçları verin, sistem oluşturun ve öğretin.
- Ertelemeyin
Hoşlanmadığınız ya da gözünüzde büyüttüğünüz karmaşık işler üzerinde çalışın öncelikle. Bunları yapılacaklar listesine dahil edin ve yapın..
- Telefon Görüşmelerinizi Kontrol Altına Alın
Her telefonu açmayın. Arayan kişi veya konu önemli değilse açmayın, daha sonra geri arayacağınızı belirten bir mesaj gönderin. Sizi bölmelerine izin vermeyin.. Zamanınızı bloklara ayırmanızı önermiştim. Bu zaman bloklarından biri gelen aramalara geri dönmek olsun. Arka arkaya gelen aramaları geri arayın. Bunlar şirketiçi aramalar olduğu gibi şirket dışı aramalar da olacaktır. Özellikle geri aradığınızda birçok arama nedeninin ortadan kalktığını farkedip şaşıracaksınız. Bu da karşı tarafın da farkındalığını arttıracak ve lüzumsuz arama sayısında azalma olacak.
- Mail Yönetiminizi Doğru Yapın
Size gelen mailleri sizin aksiyon almanız gerekenler ve delege edecekleriniz olarak sınıflandırın. Gereksiz olanları ise silin. Eğer CC de olmamanız gereken mailler varsa ekibinize size gönderim yapılmamasını isteyin.
- Daha iyi olmasına çalışalım, mükemmelikten uzak durun
Sonuçlar aksiyonlardan geliyor. Mükemmele odaklanmak aksiyon almanızda gecikmeye, ertelemeye veya delege edememeye neden olur.
- HAYIR demeyi öğrenin
HAYIR kelimesi zaman yönetiminin en etkili aracıdır. 🙂
Bunları biliyorum ancak nasıl hayata geçireceğim diyorsanız konuşalım, bana aşağıdaki form ile ulaşın..
Selamlar, sevgiler