Delegasyon, işletmenizin büyümesinin anahtarıdır.
İşletmeniz, yüksek değerli ve stratejik iş büyüme faaliyetlerine ayırdığınız zamanla doğru orantılı olarak büyüyecektir. Bu da alt düzey görevlerinizden en azından bazılarını ekibinize delege etmeniz gerektiği anlamına gelir.
Kimsenin görevi sizin kadar iyi yapamayacağına inanmış olabilirsiniz. Ya da bir ekip üyesine bir görev verdiğiniz de görevini iyi yapamadığını görmüş olabilirsiniz.
Bunlardan herhangi biri, delege etme konusunda isteksiz olmanıza neden olabilir.
Nihayetinde, delegasyonun etkili yapılmaması işletmenizin büyümesini yavaşlatacak ve durma noktasına getirecektir.. Artı muhtemelen daha uzun süre çalışmak zorunda kalacaksınız: işe daha erken gelmek, öğle yemeği molası vermemek ve daha sonra işten çıkmak gibi… Bu durum başarılı bir işletme için harika bir tarif değil, değil mi?
Delegasyon veya işi bırakıp çekilme
Görevlerin devredilmesiyle ilgili en büyük zorluklardan biri, bu görevlerin delege edilmek yerine işi verip yap deyip, bırakılmasıdır. Yani yapılmasını ummak, beklemektir.
Gerçek delegasyon, görevleri bir ekip üyesine tahsis etme ve sonuçları yönetme sürecidir. Sizin tarafınızdan doğru bir şekilde yapılırsa, öğrenme yoluyla ekip üyenizin gelişimi ile sonuçlanır. Sonuç olarak hem sizin için daha değerli ve hem de kendileri için daha değerli hale gelirler. Bu onların kariyer yolunda ilerlemesidir.
İşi bırakıp vermek , görevleri daha sonuçları görmeden vermek ve sonuçlarını izlememektir.
Bu durum bir ekip üyesine görevi verip daha sonra ondan uzaklaşmaya benzer.
Etkili Delegasyon Süreci Nasıl Olur?
- Zamanınızı neye harcadığınızı analiz ederek yetkilendirme için bir görev belirleyin.
- Görevi yerine getirecek en iyi kişileri belirleyin.(Bu kişiler delege edildiğinde öğrenme ve gelişme süreçlerinde ilerleme kaydedecekler ve kariyer yolculuklarına katkı sağlayacaklardır)
- Yetkilendirilecek görevin temel kısımlarını yazın ve sistematik hale getirin.
- Neden bu görevi üstlenecek doğru kişi olduğunu düşündüğünüzü açıklayın.
- Görevi ayrıntılı olarak açıklayın ve ondan not almalarını ve yapmalarını istediğiniz şeyin yazılı bir versiyonunu oluşturmalarını isteyin.
- Sormaları gereken açıklayıcı soruları sormalarına izin verin.
- Onlara görevin ne zaman teslim edilmesini istediğinizi söylemeyin. Ne zaman bitirebileceklerini ve size geri dönebileceklerini sorun. Bu, sizden empoze edilen bir son tarihe tepki vermek yerine, delege tarafından taahhüdün “sahipliğini” oluşturur.
- Zaman çerçevesi sizin için yeterince hızlı değilse, onlara xxxx tarihine kadar bitirmelerini beklediğinizi söyleyin.
- Görevin teslim tarihini belirlediğinizde, taahhüdü takip için günlüğünüze yazın ve bunu yaptığınızı görmelerine izin verin… Böylece o gün veya daha önce görevi teslim almanızı gerçekten beklediğinizi bilecekler.
- Ardından, görevi tamamlamanın önüne geçebilecek herhangi bir şey olup olmadığını sorun.
- Cevap evet ise, konuyu çözümlemeye ve mütabık kalmaya çalışın. Bunları çözemezseniz, görevi devretmek için başka bir ekip üyesi bulmanız gerekebilir.
- Hangi kaynakları kullanmaları gerektiğini bildiklerinden ve kontrol ettiklerinden emin olun. Harcayabilecekleri miktarı, kimi dahil edebileceklerini ve kullanabilecekleri ekipmanları yazdıklarından emin olun.
- Her şey tamamlandığında, yapacaklarını geri okumalarını sağlayın. Eksik olan veya yanlış gidebilecek şeyleri dinleyin, bunu fark etmelerini sağlayın ve düzeltin.
- Sürecin kontrolünün sizde olması ve delege edilen kişinin görevin ne zaman yapılacağının farkında olduğunuza ve bunu hatırlayacağınıza inanması çok önemlidir…
- Delege ettiğiniz kişinin işi zamanında tamamlamasını güvence altına almak için onlarla bir takip kontrol programı oluşturmanız önemli olacaktır. Zamanında yapılan birkaç takip, delegeyi görevlerin taahhüt edildiği zaman yapılması gerekenler konusunda eğitmeye başlayacaktır.
- Onlarla anlaştığınız tarih ve saatlerde onlara açık olun.
- Eğer iş iyi yapılırsa o zaman kişiyi takdir edin muhtemelen ödüllendirin… Bu onların işinin bir parçası olsa bile övmeyi unutmayın.
- İş zihninizde tatmin edici değilse geri bildirimde bulunun. Kişinin gösterdiği olumlu davranışlara odaklanın, onlara daha iyi bir sonuç sağlamak için ne yapabileceklerini düşündüklerini sorun, bir dahaki sefere yapıcı geri bildirim ve işleri yapmanın daha iyi bir yolunu sunun ve çare bulmaları için teşvik edin.
Ekibinizi eğitmek ve geliştirmek, işinize zaman ayırmanın önemli bir unsurudur. Kısa vadede, etkili bir şekilde delege etmek , işi kendi başınıza yaptığınızdan biraz daha fazla zaman alabilir. Uzun vadede, ekip üyelerinizin yetkinliğini ve güvenini geliştirmenin yanı sıra zamandan da tasarruf edeceksiniz.