Büyüme Tesadüf Değil. Peki Neden Hâlâ Sistem Kuramıyoruz?
38 yıllık iş hayatımda şunu defalarca gördüm: Planı olanla olmayanın arasındaki fark zamanla kapanmıyor, açılıyor. Bu farkın adı çoğu zaman şans değil. Sistem.
Geçen hafta Q2 Planlama Çalıştayı’nda işletme sahipleriyle birlikte olduk. Hedefler konuşuldu, öncelikler sıralandı, aksiyon planları kağıda döküldü. O gün masada 30 yılı aşkın iş deneyimine sahip, çalışan bağlılığı ve şirket kültürü üzerine çalışmış bir isim de vardı: Işık Şerifsoy. Emre Saylık ile birlikte kaleme aldığı İşinin Sahibi, iş sahiplerinin masasında durması, ihtiyaç duydukça açması için yazılmış bir el kitabı.
O gün konuştuklarımız, aslında çoğu KOBİ’nin içinde takıldığı gerçek sorunu bir kez daha ortaya koydu.
Sistemleşme Neden Hâlâ Korkutuyor?
Yıllardır aynı durumla karşılaşıyorum: İşletme sahibi sistemleşmenin önemini biliyor, ama bir türlü başlayamıyor. Ya da başlıyor, bir süre sonra duraksıyor.
Bunun arkasında yanlış bir inanç var: “Biz o kadar büyük bir şirket değiliz, biz o kadar detaya giremeyiz.”
Oysa sistemleşme büyüklük meselesi değil. Yapılan işlerin kişisel alışkanlıklara veya anlık kararlara bağlı kalmadan, ölçülebilir, tanımlı ve takip edilebilir bir yapıya kavuşması. Bu yapıyı kurmak, iş sahibinin birincil görevidir.
Sistemleri insanlar kurar. İşleri sistemler yönetir.
Bu iki cümleyi birbirinden ayırmak, şirketi yönetme biçiminizi baştan sona değiştirir.
Sistemleşmenin 4 Boyutu: Çoğunun Atladığı Kısım
- Bilgi yönetimi: Şirketteki bilgi kişilere değil yapıya bağlı olmalı. Doğru kişinin doğru bilgiye doğru zamanda ulaşabilmesi sistemin temelidir.
- İnsan faktörü: Önce süreçleri tanımlarsınız, sonra o süreçlere uygun insanı ararsınız.
- Süreçler ve akışlar: Süreçlerin tanımlı olduğu yerde sorumluluk net olur.
- Teknoloji: Araçtır, mucize değil. Ölçülmeyen ve öğretilmeyen teknoloji fayda sağlamaz.
Sistem yaşayan bir varlıktır. Kurulup bırakıldığında ilk sarsıntıda çöker.
İş Modeli mi, İşletme Modeli mi?
İş modeli, işinizin genel çerçevesidir. Hedefi koyar.
İşletme modeli, o hedefe nasıl ulaşacağınızı tanımlar.
İşletme modeli olmadan iş modeli havada kalır.
İşletme Modelinin Bileşenleri
- Yönetişim ve karar alma mekanizmaları
- Organizasyon yapısı
- Şirket kültürü
- Süreçler ve iş akışları
- Teknoloji altyapısı
- Ölçümleme sistemi
Kurulan Sistem Neden Uygulanmıyor?
Sistemi kurmak, herkesin o sistemin neden var olduğunu anlaması demektir. Sadece “bundan sonra böyle” demek yeterli değildir.
İş sahibinin amacı, kendi olmadan da işlerin yürümesini sağlamaktır.
Değişime Direnci Kırmak
1. Bilgi Eksikliği
Ne yapacağını bilmeyen çalışan direnç gösterir. Çözüm: doğru eğitim ve doğru kişi.
2. Duygusal Direnç
Başarısızlık korkusu ve alışkanlıklar değişimi zorlaştırır.
3. Güven Eksikliği
Geçmiş başarısız sistemler çalışanı şüpheci yapar.
Kalıcı çözüm: çalışanların kendini değerli hissetmesi.
KPI Koyduk Ama Takip Edemiyoruz
- KPI tek başına yeterli değildir.
- Takip sistemi net olmalıdır.
- Raporlama süreci basit olmalıdır.
Başlamak İçin Ne Yapmalı?
Önce süreçleri tanımlayın. İşin akışını çıkarın. Görev tanımlarını çalışanların kendisinin yazmasını sağlayın.
Bu Yazıdan 6 Somut Çıkarım
- Sistemleşme KOBİ’ler için kritik bir ihtiyaçtır.
- Sistemleri insanlar kurar, işleri sistemler yönetir.
- İş modeli hedefi, işletme modeli yolu belirler.
- Direncin kaynağını anlamadan çözüm bulunamaz.
- KPI değil, KPI takibi önemlidir.
- El kitabını işi yapan yazmalıdır.
Son Söz
Bu bir zekâ sorunu değil. Bu bir yapı sorunu.
İşinin Sahibi kitabı, işinizi sistemli hale getirmek için güçlü bir rehberdir.
Büyüme tesadüf değil. Sürdürülebilir büyüme ise sistemle mümkündür.
Daha sistemli ve sürdürülebilir büyüme için bizimle iletişime geçebilirsiniz.